Bij de organisatie van zowel zakelijke als feestelijke evenementen komt een hoop kijken. Een van de belangrijkste zaken is het vinden van een geschikte locatie om het evenement te houden. Dit is direct ook een lastige taak, omdat er een groot aantal factoren meespelen. Om je wat inzichtelijkheid te geven hebben we een checklist gemaakt van de belangrijkste factoren.

De daadwerkelijke locatie, capaciteit en parkeergelegenheid

Idealiter is de locatie van de zaal relatief in de buurt van de aanwezigen. Daarmee voorkom je dat mensen enorm ver hoeven te rijden. Bedenk daarom goed welke mensen er aanwezig zullen zijn. Verwacht je gasten uit het hele land? Dan kun je een zaal huren in Amersfoort, Utrecht of een andere locatie in die regio. Daarbij is de parkeergelegenheid ook van groot belang. Als iedereen met de auto komt, bedenk dan of de locatie zelf voldoende parkeerplaatsen heeft of dat je in de buurt een parkeerplaats moet zoeken. Wat voldoende is hangt natuurlijk af van het aantal genodigden en dit werkt ook door in de zaal zelf. Stel jezelf de vraag of de zaal groot genoeg is voor het aantal verwachte gasten.

Aanwezige voorzieningen en uitstraling

Een evenement moet altijd aangekleed worden. Check vooraf of de feestzaal zelf beschikking heeft over de nodige aankleding. Zijn er bijvoorbeeld voldoende tafels, stoelen, versieringen, faciliteiten om de catering voor te bereiden en overige faciliteiten om bepaalde evenementen soepel te laten verlopen?  Denk daarbij aan verlichting, personeel dat alles klaarzet en opruimt etc. In het beste geval hoef je alleen een complete wensenlijst in te vullen en wordt daarna alles geregeld. Uiteraard kan dit ook beperkend werken als je zelf gebruik wil maken van bijvoorbeeld een externe cateraar.

Verzekering en flexibiliteit

Sommige organisaties verhuren geen zaal aan bedrijven voor zakelijke evenementen als ze geen verzekeringen hebben afgesloten in het geval van ongevallen of schade die ontstaat tijdens het evenement. Zeker voor een wat groter evenement is het goed om ruim op tijd te checken of je zelf wel voldoet aan de eisen die de verhuurder van de zaal stelt. Probeer daarnaast altijd een zekere mate van flexibiliteit in te bouwen voor het evenement.  Informeer direct voor meerdere geschikte data en overleg wat er geregeld kan worden als er zaken mis zouden gaan. Leg daarnaast alles op papier vast zodat iedereen op de hoogte is van de gemaakte afspraken.